去年暑假从内蒙回来之后,本来打算就此告别学生活动了,老老实实地归隐起来,但是当时阮友谊主席找到我,诚恳地劝我再为协会尽份力,帮助他完成十周年的一系列活动。实际上,在他找我之前,我就知道可能会是什么事了,还做足了思想准备,坚决不动摇,但无奈阮主席太会鼓动人了,跟他聊了暑假活动的经验教训,协会今后的走向,又聊了十周年该搞些什么活动,怎么做等等。聊了一会儿之后,发现自己也是激情澎湃,没有一点老僧入定的感觉,自然地也就接受了他的邀请,决定把归隐推迟一年了。这段算是开场吧。

    答应了做部长,总不能一个人去干吧,最紧迫也是最重要的是要招兵买马。我加入协会比较晚,是大四快要毕业时才加入的,参加的活动也不多,认识的人也就有限,而且大多还是要毕业或是要离开的,没办法拉他们帮忙。于是就尽量找自己熟悉的人,又在主席的支持下,挖了实践部的墙角,吸收了一大批其他部门的优秀人才,同时在招新的时候也努力往宣传部拉人,最终使宣传部成了仅次于实践部的第二大部门,并决定用刘岩、王莹做宣传部的副部长,古今、孙亮做顾问,后来的活动证明,这两位副部长是非常出色的。

下面说一下这个学年宣传部完成的主要工作:
(1) 招新宣传:这是上任后的第一件工作,当时下决心一定要做好,虽然整个招新活动不是由宣传部负责的,但在学校大大小小的社团都在拼命招新的环境中,怎样能吸收更多的会员,能让更多的人了解科考协会,必须要在宣传上下功夫。而针对刚入校的新生,宣传的主要方式除了海报,就是要制作宣传彩页,我拉上当时部里唯一一个对PS比较精通的干事——张文禹一起来做这件事情。我们看了以往的宣传彩页,觉得形式过于呆板,字太多太小,色彩也比较沉闷,很难给人眼前一亮的感觉,于是决定采用比较新颖的形式,内容也尽量精简,最终我们采用折页的形式来做这个宣传彩页,虽然这使工作量一下子增加了三倍,从原来的制作正反两页变成了正反六页,不过张文禹同学很是耐心,在我这个外行不断挑毛病的情况下,一遍遍地删改,一直到我们都满意为止。彩页的文字部分摒弃了以往通篇叙事的风格,而是分成“我们的历史”、“我们的脚步”、“我们的队伍”、“我们的期待”四个专题,从不同角度介绍了我们协会的概括,并突出了协会青春活力团结拼搏的一些特点,应该说这个彩页完成的很不错,后来我们去茂昌拉赞助的时候,他看了我们制作的两份宣传彩页,一份按他们原来给的要求做的,另一份我们自己设计的,结果他们的负责人最终还是选了我们设计的这份。

(2) 十周年展览:这个是活动可以说是十周年系列的一个重头戏,主席很重视,我本身也很希望把这个展览办好,因为当时答应出来做部长一个很重要的原因就是自己对办这个展览有想法,觉得能够把它办好。这个展览从2006年11月10号开始到12月1号结束,我们的准备工作却是开始得更早,查我之前的工作小结,大概从10月15号左右就开始了前期的筹备活动。首先也是要招兵买马,在例会上宣布成立项目组,讲一下这个活动的意义和特色,以及项目组内的不同分工安排,请有兴趣和特长的同学加入。这个任务完成的较好,有一批感兴趣和有才华的会员加入进来,这就使得工作好做了许多。第二步的任务是确定展览的主题和大题目。这个阶段中先是和艺术中心的老师接触,向他们请教办展览的经验和注意事项,一个展览应该突出什么,舍弃什么,怎样能达到办展览的目的等等。于是拉了项目组内的一帮人讨论,看大家有什么想法。(实际上,那几天我的脑子中一直都是关于展览的事情,想了很多的方案、主题,不断地推倒重来,所以基本上到讨论的时候我已经有比较成熟的想法,而且大部分一下子想到的方案我也都想到过,我想,这对于一个负责整个活动的人来说,是很重要的,你必须要很清楚地知道这个活动的目的,怎么达到这个目的,怎么办等等,要始终做到自己心中有数,从一开始就要这样,不然你很快会被搅昏脑袋,这样你就无法有效地组织大家在一起做事,别人会认为你的思路不够清晰,目标不够明确,无法合理地分配任务和组织实施,因此作为一个活动的负责人,心中有数是很重要的。)讨论之后,我们确定了展览的主题——青春的历史,并在bbs上做了通知和说明,同时也是对活动的一个宣传,而且会让更多原来处于观望状态的感兴趣的同学加入进来。第三步的任务就是要按照之前的计划与分工,开展筹备活动了,展览成不成功,说到底,最终还是要看你展的东西怎么样,所以这个阶段是很重要的,也需要充分调动大家的积极性,我把工作交给了在协会比较有威望、人缘比较好以及办事认真负责的同学,像孙亮、刘岩、王莹、邓艳等,孙亮小组负责整理筛选协会以前的老照片,刘岩小组负责展馆内一些实物展品的制备与购买,王莹负责挂历和标本的准备,邓艳负责图画与音乐,这些任务都是根据他们各自的特长和做事风格进行分配,中间不断地询问和督促,如果不满意地也会直接提出来进行修改,因为大家也都知道这个展览对于协会来说是很重要的,因为我们再办一个这样的展览估计要再等上十年了,所以每个人工作也都很认真。第四步的任务就是布置展馆了,通常现代艺术中心一个展出结束后,会给下一个展出留一到两天的布置时间,这个阶段就是要全体出动了,但仍然是有分工,仍然不能乱。我们在步展的时候,会遇到很多问题,原来想好的东西出不来效果,或是根本无法实施,原来已经否决的东西会被其他人提出来,这时候就需要整个活动的负责人头脑清醒了,原则上要按照计划做,可以允许一些变故,但不能允许在仅有两天的时间内因为一些小问题把之前的工作全部否定,因此在步展的时候,我采纳了一些意见,也否决了一些意见(由于当时事情比较多,自己口气比较坚决,这里趁此机会希望遭到拒绝的会员能够原谅),最终保证我们的展览基本按照计划布置成功,这里要特别要感谢的是赵兢兢和王莹同学,他们的刻字技术至今给我留下了很深的印象,也把我们的三个主题房间“时光的长廊”、“青春的标本”、“永远的港湾”给突显了出来。最后一步,展览布置之后,要接待观众参观,还要维护展馆内的展品,这个阶段统计了大家的空余时间,安排值班与讲解,并根据观众的反应适当地做些调整等等,要感谢这个阶段一直坚守岗位的协会会员。

(3) 十周年会刊:在展览进行的同时,十周年会刊的任务是在同步走的,我当时是把这个任务全部交给了韩玮同学,自己仅仅是根据最终的时间适当地问一下她完成情况和遇到的困难。韩玮刚开始觉得任务太重,做不了,但最终她完成得很好,很负责任,工作也很细致,这就是能够完成任务的前提。具体的总结她已经做了,这里不赘述。

(4) 十周年晚会宣传:这个活动的宣传是刘岩同学负责的,主要是配合彭彬同学的  工作。

(5) 高登义老师讲座:顾笑言负责。

(6) 李明森、杨逸畴老师讲座:这个讲座是我来负责的,因为和李老师比较熟悉,联系起来方便一些。讲座类的活动,一般比较容易冷场,除非是很牛的人来或是社会上很出名的人来,像大部分的学术型讲座,除了本专业的一些人去听,很难有其他的观众。这个也是做讲座类活动很难的一点,冷场了主办方和嘉宾脸上都过不去,这个活动也就算是失败了。针对李老师和杨老师的专业特点,我通过和两位老师沟通联系,确定了讲座的内容围绕考察故事,而非专业的考察知识,同时在宣传上突出西藏,因为很多人对西藏都有向往,觉得一生一定要去一次西藏,而两位老师这样在西藏呆了三十多年的老科学家,肯定能够给我们讲些西藏的什么东西,抓住这个心理,在宣传上就尽量做到使得感兴趣的同学看到就觉得这是自己期待很久的活动,愿意推掉其他事情来参加这个活动,而不太感兴趣的同学能够稍微感兴趣,愿意在时间不是很紧张的情况下去参加一下,这样就不用担心冷场的问题了。要达到这样的目的,海报是很重要的一方面,这里要感谢陈一鸣同学,实际上,每次交给他做海报,虽然我之前都跟他说了我的想法,但他总能给我另外的惊喜,所以后来就基本只告诉他我要什么样的感觉和效果就行了。这次的海报做的很不错,这也是我从很多同学那里听到的评价,包括站在海报前面盯着看的同学,这在学校的海报中是很难得的。两位老师的接待基本是我和顾笑言一起在做,他之前接待过高登义老师,对这些比较熟悉,但我们还是出了一些问题,不过很快处理好,没有给老师留下不好的印象。两位老师离开后,我一直和他们保持联系,如果协会以后有什么需要帮助的,应该可以向他们提出。

(7) 日常宣传工作:这部分包括平常拉练的通知海报,拉练结束后的宣传海报及其他活动的辅助宣传等等,这些工作主要由王莹负责,她做的很认真,很好。

(8) 对外联系宣传工作:这部分是当时阮主席找我做宣传部长时一直强调的内容,可惜我并没有做好,许多校外的宣传都是别人主动,我们被动,别人找上门来后,问主席要宣传资料,这时我才把材料准备好了给他,而且许多宣传没有下文,不能始终保持联系,这是我工作的失误,请下面负责宣传部的同学能够吸取教训。

(9) 赞助事宜:去年刚开学的时候为了协会十周年和主席、彭彬一起拉了茂昌的赞助,后来就没有其他内容了,虽然刚开始阮友谊把这部分工作划到宣传部,但看来需要更有力的人来完成,目前已划归理事会负责了。

工作经验与教训:经验在前面每个单项中都提到了,这里主要讲一下教训:

(1) 编辑部功能的缺失:这届的宣传部实际是把原来的宣传部和编辑部合并之后组成的,但是编辑部的工作这个学年却基本处于停滞状态,除了韩玮同学帮忙编辑了十周年会刊外,基本没有什么活动。一是由于我对编辑部的工作不熟悉,交接的时候也没有及时和原来编辑部的干事取得联系,最终导致了编辑人才的欠缺,无法开展工作;二是由于去年的十周年系列活动占用了大部分宣传部的干事,而每次的拉练我都很少参加,分配给其他同学的随队小记者的任务不能确保完成。希望以后负责编辑工作的同学能够再把古今开创的编辑部的大好局面继续下去,能够为协会以后的活动积累资料。

(2) 对外宣传力度不够:这点刚刚也提到了,希望以后的同学能够和校外媒体建立长期联系,协会要扩大影响力,这点是很重要的。前段时间发现的一些媒体未经授权转载我们会员的文章,这虽然是不对的,但不见得是坏事,说明他们需要这方面的资料,而我们这方面的资料多的是,应该主动和他们联系,向他们提供,一是可以避免这种事情的发生,二是可以扩大宣传。

(3) 部内干事之间联系较少:要有一个高效率的部门,部门内的成员之间首先要团结合作,关系融洽,宣传部在刚开始的时候还基本能做到这点,我会定期组织大家开下会,让大家互相认识熟悉一下,这样对工作是有帮助的。但后来没有坚持下来,一些干事就逐渐地流失了。上次招新时新加入了一批干事,是王莹同学负责招的,她跟我提过几次让大家聚一下,但总是没有实现,这里也要做检讨,希望接下来的同学能够把握住自己部门的干事,许多人是很积极,也很愿意做事情的,要多多和他们联系,敢于派任务给他们。

    最后,还是要感谢这一年来给我工作诸多支持的协会的朋友们,还有帮助我开展工作的宣传部的干事们以及我的两位副部长――刘岩和王莹,你们帮我分担了许多工作,而且完成的很不错,谢谢你们!

    好了,这些基本就是我做宣传部部长一年来的工作经验和总结,写的比较随意,主要是给后来的同学一些参考,希望你们能帮助协会越走越好,也祝我们的协会永远年轻!
                                                                  

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