【总结】2011毕业生送别晚会

首先回顾下大致流程:
周六白天的两项活动因通知原因和天气原因都没有能够举行
下午15:00——18:00布置晚会会场
晚上19:00晚会正式开始
晚上20:50晚会结束
   总体上说,从晚会的效果来看,不能说是一场成功的“晚会”,但是单从娱乐的角度上看,应该也算是成功了。从中暴露出诸多问题,在此一一列举,以供后人参看借鉴~
1,晚会时间的选取问题
    本次晚会的时间是在六月的第一个周末(6月4日),临近考试周,对毕业生来说,大多忙于答辩等事情;对晚会的筹备方来说,组织者都不同程度在复习备考,在明天就有一场考试的情况下来准备后天的晚会,压力颇大。。。故建议以后晚会选在五月的最后一个周末,虽不能完全消除以上影响,但和学习方面的冲突必会减少,又和五月中旬的干事例会时间上相隔不太长,从负责人的选取和工作的连续性上讲都是有利的。
2,晚会组织者的选取问题
    虽然有着锻炼新人的目的,但晚会组织者的选取也不应马虎,从这次来看,3组织者是不够的,特别是到晚会会场布置和晚会进行时事务较为繁杂,应该选要4、5个组织者。而且至少一定要有一位女生,以保证一些细节之处不被忽略。从组织者年级上说,我自认为应该要有一位老会员(大三的或本科也在科考的研究生)作为晚会通知者联络者,否则在联络毕业生时号召力难免不如人愿,而且在挑选纪念光盘照片时会比较低效。
3,晚会内容的设计问题
    这一点曾让我们头疼很久,先是最初的节目征集,本打算通过BBS和海报征集到一两个节目,可竟然是零收获,实在有些郁闷,只得让我们筹备组自己想了。我们自己想的一些节目,到最后只剩下一两个,凡是需要与会者提前准备的、凡是歌舞类的,统统都没有实现。故希望以后的组织者刚开始就应该把晚会内容从整体上把握好,定性为以游戏为主题的晚会,其他的一些内容只有靠你们自己去想象,自己去想办法如何让与会者不得不参与了。
    至于晚会前白天的内容,就又组织者自己来决定了,无非也就只是体育运动等等。
4,晚会宣传方面的若干
A 海报。因为本次海报上有关于节目征集的内容,故在一周前就贴出了,以后可以再晚一点,提前半周通知,内容是时间地点和一些亮点,这样反倒不容易让人在看完海报后忘记时间。
B BBS。至少要通知两次,一周前通知一次,考虑到通知帖会在两天内沉掉,故在晚会开始前两天在发通知帖。晚会前活动亦是如此。这次就是我通知发的不得力,都发太晚了,在此忏悔~
C 飞信。找到参加过活动的老会员以及曾为协会作出贡献的老干事,给他们单独发短信通知,这是很有必要的,只是贵人多忘事,一定要在晚会开始前一天短信提醒啊。
D 纪念光盘。虽说是发给毕业生的纪念品,但也是宣传协会的利器呀,自我感觉光盘应该可以做得更好,本来考虑做个能让光盘autorun的、比较有美感的程序,而不是纯数据文件。但时间上根本来不及了。还有光盘的封面及光盘盒的正反面,都应该提前找人来设计,设计好了要到刻录店核对设计图案的尺寸(今年同去年都是在步瑞祺二楼一家卖光盘的店)
5,晚会场地
    本次是租用西活三楼多功能厅,感觉略大了,但各种桌椅什么的都挺齐全。附场地租用流程:提前两周向物业预定,若可租借,再拿计划书去团委找王童老师填写一份场地租用许可,拿许可书再到物业,算是正式租下了。
6,晚会场地布置
    没什么可以细说的,就是比较乱比较杂,布置前几位负责人就要分好任务,每人负责一大块,一定要提前一起讨论下怎么布置才行。
2011毕业生送别晚会财务清单(简略):
刻录光盘30份——225
场地布置及道具及奖品购买——137.5
水果瓜子购买——205
合计:567.5
注:因到会人数远少于原本期望值,晚会结束后还剩下:纪念光盘8份、奖品本4本、装饰彩带约10米、西瓜2个 #p#分页标题#e#
其中西瓜2个将用于后天的北马&暑期活动集训,本子和彩带下次场地活动时再用(装备部暂存),纪念光盘在协会办公室,先到先得。。。
从本次活动中,还发现了协会的一些其他问题:
1,关于协会档案:
    在挑选毕业生老照片时,虽知道人名但却不知道参加过哪次拉练,选照片时便无从下手。想从07年开始统计参加过活动的毕业生,可根本找不全档案。又看到09年之前历次拉练照片文件夹内差不多都附有拉练名单等等,而现在的拉练文件夹内却只有未经整理的照片一坨坨。这些应该是各拉练领队和档案部需要注意的得地方。个人觉得档案对于一个社团来说是相当重要的,如能方便的查到什么时间谁在哪做了什么事情,那么很多活动组织起来就会变得比较简单。在信息时代,档案部应该是时候将协会档案电子化了,虽然我不知道档案部曾经都做过什么,但我强烈建议从下学期开始,协会档案应该规范化管理,而且有必要建立数据库!
2,关于历次活动所剩物品:
    每次办完活动,协会办公室都一团糟,虽然平时也几乎是一团乱,但我想说的是每次活动所剩下的物品大都还有利用价值,应该专门设立活动用品暂存处,以供历次活动结束存放未用完的物品,并且下一次的活动组织者也可以从中拿取一二,以节约开支。这一点装备部将会在暑假整理出一个柜子,作为此用,望下学期大家注意。
    最后,要感谢同样为这次晚会尽心尽力的刘坤、陈镜宇和杨剑挺,还有黄凌燕和赵政两位在我弄得一团散乱的情况下把晚会活动串起来的优秀主持人,以及郑琳琳、孙诗壮、李蔚、郭红军、季张戎在晚会前帮忙布置会场,还有我韩师兄、汤娃、老夏和小白师姐的鼎力相助!小清在此一并谢过~

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