档案部规章征求意见

档案部规章(6.26修改)
一.    档案部职责范围
档案部为协会保存,整理及提供资料的部门,其主要任务有:
1)资料整理和保存:日常BBS,ftp及协会电脑管理,学期初招新及学期中新会员加入时的档案的保存及会员表的制作,所有活动后负责保存有领队交付的活动的资料。
2)资料的检索和提供
二.    各项职责执行细责
1.    所有档案部活动以部长为准,若部长无法决断,则由部长向主席提出问题;
2.    BBS管理:Exploration板板主受档案部部长管理,另申请板主需得到档案部部长的同意,档案部部长有权罢免过分的板主,需要得到主席同意;
3.    协会电脑的管理:设一人专门负责协会电脑的日常管理,及ftp的相关管理;
4.    招新时资料保存及整理:招新结束后,负责人需要完成以下任务:入会申请表保存,会员的制作及发放,会员信息的录入(电子档案,包含姓名,性别,学号,会员号,联系方式等)并放到协会电脑的相应位置;
5.    学期中入会资料(包含纸质和电子版)请添加到学期初的后面,由档案部人员完成,其他人勿要直接自行编号或制作会员证;
6.    活动完成后资料的整理:需要资料包含:领队总结,计划书,包车协议书,重要联系方式,账务报告,考察报告,官方介绍信等,以上资料,若拉练有用到,请活动负责人在活动后交予档案部专门的负责人;
7.    文见命名的要求:写清具体活动名及文件最终修改时间,方便搜索管理;
8.    有关资料上交的时限,以活动结束后一个月为截止日期,档案部相关人员会电话催缴资料的;
9.    档案部会设专人负责档案部财务,主要管理新会员加入时的入会费,活动经费以及为档案记录购买相关东西的费用等;
10.    所有资料应有纸质版和电子版,纸质版整理好交到档案部部长处,电子版打包好发送到科考档案部专用邮箱(kekao_dangan@sina.com)中;
11.     针对第一条版主过分的判别方式: 长期不整理BBS;对于主席,部长等意见不听从等
12.     档案部还负责向活动负责人提供其所需资料,并帮忙查找等;

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