【最虐龙井河】财务副领总结

【最虐龙井河】财务副领总结

2014晚秋·龙井河拉练 财务总结

开门见山,财务总结就是用来给后人参考用的,所以闲话不多说。简单的评价这次龙井河拉练,几个关键词是:虐、公平透明、团队意识建设好。
“虐”体现在选拔过程竞争强烈,三五七强度大,拉练强度大;
“公平透明”体现在全程公开三五七签到情况,增添晨训,零部长推荐;
“团队意识建设好”体现在建群早,领队组互动频繁,大厨、队医选拔早,领队组表率作用,全程强调纪律性与整体性,后期队员交流多。

财务副领的工作贯穿整个拉练,从贴海报开始,到拉练结束的队员聚会,何处都能看到财务的身影。

龙井河拉练时间:2014.10.31-11.2

报名

9月28号-10月8号为报名时间,(不接受后期报名是为了报名信息、打印的签到表的规范化。但实际操作中前两次三五七之前继续报名的也让通过了。)期间共有106人报名。(目测是历次学期中拉练报名人数最多的一次)报名通过短信形式,报名信息需要提交姓名、性别、学号、联系方式、会员号。凡是收到报名短信,录入信息之后,统一回复信息提示他\她报名成功。
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后来建群之后,还短信通知大家加群。
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录入信息按下表:
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之所以再标明电话运营商,是为了给移动用户加飞信。飞信聊天不需要钱,可以节省前期通联开支。姓名栏加黄色底色的表示已经加过飞信或者为其他运营商用户。(想想要是106人全用短信发,一次要10元大洋,烧不起啊!)

包车

提前跟其他副领了解了我们经常合作的包车公司联系方式。
这次用的是康福包车公司。老板周顺,联系方式13856038278。电话联系之后,他要求我加他QQ,在QQ上进行详谈。周顺QQ:459096851.
十一期间包车为900一天,油费路桥费自理,同时为司机提供食宿(三天450)。由于龙井河期间是淡季,包车费用为800一天,其他相同。
包车签合同的方式:
1、 到公司现场签合同;
2、 签电子合同。
由于副领课比较多,选择了后者。

电子合同签约方式:
1、对方发送合同初始版本;
2、我方根据自身要求,与对方协商后,对合同进行修改,同时将最终版本发送给对方;
3、双方同意后,对方先打印出合同,改好对方合同章之后,将合同彩色扫描并发送过来。
4、我方将合同彩印出来,盖上协会公章之后,扫描发给对方。确认无误之后,将定金打到对方银行卡上。(一般定金为200元。但由于副领没有经验,被对方要求打400元)。
5、定金到帐后,询问拉练前联系司机、车辆事宜。(一般是出发前3天通知包车公司老板,他会到时候安排司机与车辆。)

注意事项:
1、金额在合同中写明。(包括包车费、油费路桥费、司机食宿如何解决);
2、写明包车车辆的座位数。(一般可以多包几个座位,33人队伍可以包35人车,剩下两个座位装包或者应急)还应当写明包车座位数不包括司机。(以防包33人车,最后只能去32人,剩下一个座位是司机)。

本次包车合同附下:
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(最终版本是甲方盖章栏已经填好了。其他文字没有改动)
其中很多条款是我根据实际需要,以及防止出现意外而自行添加的。

三五七签到及重要事项通联

一共八次三五七训练(每次1分),一次装备讲解(2分)、一次体测(2.5分+加试)。
前两次三五七训练中,还可能有人现场报名,因此需要每次更新一下签到表名单。

注意事项:
1、 提前联系每天东西区带拉练负责人,将签到表电子版或纸质版给他;
2、 鉴于之前拉练私自补签到的情况严重,因此每次三五七之后,都需要更新签到表,将之前的签到情况打印出来或者统计到副领的电脑里。
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如图为10.17号拿到操场要用的签到表。之前的签到情况已经是打印体,其他人用水性笔是无法伪造的。因此完全杜绝的作弊行为,同时起到了公示作用,让大家全面了解自己
的签到情况。有利于拉练选拔的公开公正公平。

3、 其实一直以来存在着一个重要问题,5:00-6:00进行三五七,很多人那时候还在上课。导致许多参加拉练意愿非常强烈的同学无法及时参加选拔。因此,出于人性化考虑,领队组决定在每周三、周五早上6:20-7:20,在操场由副领带补训(三五七本来应当交给实践部,但是不希望增加实践部工作量。)。晨训内容与下午完全相同,人群只针对下午有课而不能来三五七的人。(实际操作中,也默认允许报名晚了一次三五七的人补训)。
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4、 东区有两次三五七因为操场封场维修,只好发短信通知大家全体到西区进行三五七。
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5、 短信通知大家参加装备讲解
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6、 公布体测时间及内容
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耐力跑:男生5圈,女生4圈。7:30以内2.5分,8分以内2分,8:30以内1.5分,其余1分。
加试内容为男生引体向上,女生俯卧撑(实际操作为仰卧起坐),不计入积分,作用为当大家总积分相同时的选拔参考因素。

队员选拔

队员选拔时间为10.26日。
由于当晚确定名单,需要提前短信提醒大家当晚保持通讯畅通。由于主领参加户外技能大赛,最终名单确定在网上进行。
统计表如下:
男生
4

女生
5

男生选拔21人,女生8人。
统计出结果后,当晚短信电话确认。其中有4人一直联系不上,本来要刷掉他们的名额的,副领坚持等到10点,最终全员确认参加,没有人掉队。(但是最终去龙井河的队员,由于两人临时有事,顺位候补了两人。)
※由于领队组的诚意。龙井河选拔过程,三五七满积分的有:34人!

做财务预算
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至少提前两周做好。
(重要):提前咨询主领,本次拉练需要申请多少经费。需要准备多少钱的发票,哪些发票可以报销!

动员大会

1、 提前收集队员详细信息身份证用于购买保险。
2、 短信通知
3、 进行财务预算公示
4、 收取拉练费用。
5、 收安全协议书。
6、 购买拉练保险(之前忘了,导致几乎是拉练当天凌晨买的。保险在网上购买,中国平安保险

浮动菜单-境内旅游-户外运动保险
购买内容:
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保险人数,未成年人数,时间都根据实际情况填写。
投保人需要成年,投保过程需要填写一个被投保人信息表。

拉练前一天

1、联系包车公司,联系司机,告知集合地点、目的地。
2、给大厨预算,让他带上壮汉们去买菜。
3、到西区学生食堂预订包子。
4、发短信给队员,提醒大家明早按时起床。

拉练期间

1、第一天5:30去北门接司机,检查司机油表是否满。
2、食堂拿包子
3、旅途坐第一排,随时给过路费、加油。
4、到达拉练基地后,保管好经费,随时需要支付各种钱:向导费、营地费、、、、
5、返程时提前联系聚餐地点,包下饭局。
6、同司机、聚餐地点老板结账。

备注:
1、注意准备好应急经费,以防突发事件(本次有队员受伤,临时送去医院医治)
2、记得随时算账,免得之后忘记。

拉练结束

1、算账,看需要补多少钱或者退多少钱。计算需要向财务部上交多少钱。
2、发短信通知大家还装备
3、组织聚会。(一般是KTV)。
4、(重要!!)同财务部联系,一周之内将所有用于报销的发票收集好,交给财务部报销。尤其注意,需要提前跟开发票的单位(如包车公司)联系好,免得后期公司效率低下,导致报销被迫推迟。

好啦!财务恭喜你,你的工作基本就到此为止了。
哦,不对,还有一件事,就是写一篇跟上面这堆文字差不多的财务副领总结。好好干!

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