花岩山拉练财务总结

花岩山拉练财务总结

第一次当拉练领队,而且是财务副领,任务很重,但体会也很多。本文与其说是一篇总 结,不如说是一篇心得体会。

首先,我把作为本次拉练的财务副领所涉及的工作详细的罗列一遍吧。

报名

宣传部在10月26日将花岩山的宣传海报(东西区各5张)贴出来,然后报名工作便开始了。整个报名工作基本还算顺利,有自己发短信过来报名的,有大成表哥主领大人拉进来的。虽说报名截止于11月6日,但6日以后陆续还有一部分报名,也都加在里面了。在这里建议每天将报名信息更新一下,毕竟要把每一个的信息输进去,工作量还是比较大的。还有就是千万要把每个人的性别搞清楚了,毕竟有些人的姓名比较纠结。。。

财务预算

财务预算尽量早点做,这次做预算是在去龙井河前(10月28日)搞定的。有点早,但不必在意这些细节。在做财务预算的时候,可以分为已经能确定的、在拉练前能确定的、拉练后才能确定的等几项,以便以后的修改和财务的把握。还有一点就是能细的尽量做细了,能省的尽量省点。最初做的预算忘记保存了,这是包完车后更新的预算,其中黄色的是已经确定的开销,红色的是开完动员大会才能确定的,白色的是拉练后才能统计的开销。
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这是在动员大会上公布的预算。每个大项尽量详细,然后确定的拉练人数为26+4/2=28人,每人实收180元(有些人交了200元),在统计时记下每个人实收的金额以便后期的补退。
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包车

包车是和大成表哥主领大人一块去的,去的是海配公司。这次距离比较近(六安),而且由于舒城地理位置关系,包车公司没有走高速,所以过路费没有。另外这次包车是一次全部付清的,所以2200元里包括了油费以及包车费(800/天)。押金一般付200元(大成表哥主领大人付的),包车的时候记得把协会印章带过去,包车合同的话也带过去,但一般他们都会用自己的合同(大同小异)。然后大成表哥主领大人和会长大人说现在发票报销相当麻烦,所以抬头什么东西的都是大成表哥主领大人拉练前一天(11月21日)亲自在过去一趟弄得。建议财务副领提前和会长或者财务部部长联系好发票的相关事宜,以便包车开发票。

各种表格

第一张表格应该是统计报名信息的,包括姓名,性别,学号,手机,会员号。而且像后期一些需要注明的(是否添加飞信,飞信是否能正常接收等)都可以在这张表里体现。
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第二类表格就是三五七的,三五七签到是平均每两次更新一次。
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第三类表格是在确定名单时用的,可以和第一类相结合使用。这一类表格要把队员的姓名,性别,手机号涵括进去。
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第四类表格就是分组情况了,包括姓名,性别,手机号等基本信息。
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第五类表格就是动员大会签到表,设置身份证登记项目(推荐这种方式),保险的话理论上是拉练前任何时候都可以报,所以可以在动员大会搜集身份证信息进行保险。
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短信发送

因为中间有一个趣味三五七和干事素质拓展,所以这次拉练信息的话应该算比较多的。
第一条:报名反馈
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第二条:飞信功能检测(一般电信的收不到飞信,联通0.1/条,移动免费)
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第三条:见面会通知以及趣味三五七
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第四条:干事素质拓展
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第五条:装备讲解通知
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第六条:体测通知
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第七条:体测通知
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第八条:名单确认
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第九条:名单确定(人找不到,群发送名额
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第十条:拉练前夕通知
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第十一条:收尾工作花岩山20141122(22)

确定名单

本次拉练名单确定的十分坎坷。按照惯例应该在体侧当晚九点左右完成名单确定。但
是由于当时我在大物实验,大成表哥主领大人在黄山潇洒,所以统计积分时就已经在九
点以后了,然后我一个人默默的统计到十一点半还是没定下来。而且本次拉练有很多人
由于各种考试不能去,无奈和大成表哥主领法人只能发动人脉关系广送福利,以致于最
终的名单确定是在动员大会前半小时,ORZ啊!!确定完名单就要在BBS上发帖,短信通
知参加动员大会。

材料打印

前期的材料打印主要以三五七签到表为主,东西区各一张。动员大会上材料打印有:个人安全承诺书(一式三份,共90份),个人注意事项及分组信息(正反面打印,共35份),签到表一份,主领要用的“中国科学技术大学学生校外活动组织单位安全承诺书”一份。

费用收取与落实

动员大会上公布财务预算(第二张预算表),然后计算人均费用,组长收取。

11.21 4220 按人均180收取,有一部分人交了200,共22人缴费
100 大成表哥主领大人交100
200 刘后伟交200
200 林盈伯交100
200 孙騄轩交200
200 陈俊源交200

开销统计

开销统计尽量在还装备前完成,顺便要把财务总结也搞定。下面直接上图
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建议在做开销统计时与预算核对着对每一项进行落实,备注的话能详细的尽量详细点,同时在购买食材,药品等都应该保留发票,以便后期统计,做财务总结。这次拉练食材是大厨chenshuai,大成表哥主领大人和zhaodeli一起去买的,三个小伙伴十分给力,分分钟就完成任务了,赞一个~\(≧▽≦)/~另外,拉练回来后尽快确定要上交财务部的费用和发票,统计装备折旧费,压饼的钱等给装备部的费用。
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PS:有一张80的购买食材的发票找不到了

保险

在动员大会上把队员的身份证信息搜集整理好,然后买保险保险买的是平安保险
购买内容:
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保险人数,未成年人数,时间都根据实际情况填写。
投保人需要成年,投保过程需要填写一个被投保人信息表。

聚餐以及KTV

按照传统,拉练回来会举行聚餐,近几次的拉练都在老火大骨头,的确不错,实惠又美味。建议在上车就联系订好包厢,到之前30分钟左右打电话让他们准备最后就是KTV,发短信通知统计去的人数,团购好KTV,HAPPY一下午。

财务副领的工作基本上就是这么多了,欢迎大家监督,同时也希望能给以后的财务副领 一定的借鉴的作用。

个人对本次拉练的一些感慨

首先,从财务副领的角度讲,财务副领的工作的确十分繁重,从一开始的报名统计到后来的费用相关事宜以及名单确定,都需要足够的耐心和细心。个人认为这次财务副领的工作在这一点上对我的进步起到十分明显的作用。然后就是身为财务副领和队员之间的联系十分密切,这一点着重体现在滚雪球上,身为财务副领,基本可以一口气把三十个人一次性说完了,也是蛮拼的。还有的话就是在整个拉练的前期准备过程中,财务副领应该明确各个时间点要做的事,给整个工作来张TIMETABLE肯定会十分给力。最后就是吐槽了,为什么本学期每次拉练确定名单时主领都不在,大成表哥主领大人,你造吗,我礼拜三那晚有多苦!反正一定要好好犒劳我,O(∩_∩)O哈哈~

其次,从一名参加花岩山拉练的队员的角度讲,这次拉练的确很腐败,你造吗,第二天腐败品垃圾有整整两大包垃圾袋诶。但是从拉练过程来讲,大成表哥主领大人还是十分给力的,身为路痴的他,咳咳,对不起我说了实话,居然能在预期时间内(机动不超过一小时)达到每一个目的地,这里给大成表哥主领大人32个赞!最后就是要给老乡点赞啦,潘大爷真的十分热情,一会提供白薯一会提供柿子,还一上来就为我们准备热水,主动提供锅灶,在这里,表达一下感激之情!

然后还有些话想说,首先,这次拉练让我认识了各位老老老前辈,还是十分难得的,感谢大成表哥主领大人给的机会;其次就是四次拉练以来的第一次守夜,刚开始还真扛不住,但到后(2、3点左右)就十分清醒了,守夜虽然听苦(毕竟都赶了一天的路),但四五个人一块围着供货聊天喝酒,那种氛围必然时十分温馨的,让我深谙同甘共苦的含义,以后有机会一定要主动守夜,嘻嘻;最后就是感谢大家的关照了,第一次做财务副领,肯定有很多坑的地方(比如ORZ的名单),而且又有那么多老人,真的压力山大,但大家还是十分支持我的工作,最后基本顺利的完成了财务的工作,这里也给我的29位队友32个赞~\(≧▽≦)/~

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