2015清明-白际拉练财务总结

2015清明-白际拉练财务总结

前言:

这次白际拉练是我第一次做副领,有很多地方一开始的时候都做得不好,比如没有及时回复大家的报名短信、通知事情的时候没有细分以至于重要信息被忽略、对签到表的统计不够及时、报名时间没有严格控制等。在这次财务工作中我学会了很多,也经历了很多,其实财务副领是领队组中和大家接触最多的,从拉练开始筹划到结束队员聚会,都有财务的工作。希望我的总结能够给以后的同学们一个参考,同时也勉励自己学习更多。其实财务副领是领队组中和大家接触最多的,从拉练开始筹划到结束队员聚会,都有财务的工作。

一、报名

原定3月7日到3月14日为报名时间,第一次357是3月11号,和报名时间之间的缓冲时间太短,导致很多同学特别是新加入协会的同学和加入了协会但是不经常在协会里活动同学还没来得及报名就已经错过了几次357训练,积分拉下,没能去这次白际拉练,这是我们的失误。报名时间拖得很长,一直到4月份还有人报名,一共报名118人(远远超出我们的预计)。

报名采取短信形式。发送短信包括姓名、性别、联系方式、会员号(没有学号,这是一个失误,后期单独收集时很麻烦)前期报名的同学没有短信回复,但是很多同学都发短信询问,后来才回复报名短信。

前期报名的:

收到短信的同学,恭喜你成功报名了白际拉练!我是本次拉练的财务副领常垚鑫。为保证拉练过程的顺利,我们为各位量身定制了一系列训练活动,每周357下午5~6点东西区操场,有动物属性的科考同胞等着你哦!明天就是第一次357了,希望各位能够准时到达,认真训练,最终通过选拔成为白际一员,前路艰苦,望诸君共勉!(白际群:284553670,我的qq:154768081)收到请回复!

后期报名的:

恭喜报名成功,每周357,东西区操场,不见不散!
报名信息录入:
姓名 性别 会员号 手机卡
吴俣 男 W31-059 移动
常垚鑫 女 E33-007 移动
华一雄 男
韩江帆 男 W33-016 移动
林盈伯 男 W31-047 移动
姚素丽 女
金成 男 W29-145
李小妤 女
游威 男 W33-000
董潇逸 男 W33-03
熊永丰 男
祖一鸣 男

标明手机卡类型是为了给移动用户加飞信,减少通讯支出。红色标示的为飞信联系人。(人数太多,发一次短信就要十几元,太烧了。)

二、包车

提前和主领了解包车的流程和包车公司的联系方式。这次用的是康福包车公司。这次用的是康福包车公司。老板周顺,联系方式13856038278。电话联系之后,他要求我加他QQ,在QQ上进行详谈。周顺QQ:459096851.

包车费用为800一天,油费路桥费自理,同时为司机提供食宿(三天450)。

包车签合同的方式:

1、到公司现场签合同;
2、签电子合同。

由于副领课比较多,选择了后者。

电子合同签约方式:
1、对方发送合同初始版本;
2、我方根据自身要求,与对方协商后,对合同进行修改,同时将最终版本发送给对方;
3、双方同意后,对方先打印出合同,改好对方合同章之后,将合同彩色扫描并发送过来。
4、我方将合同彩印出来,盖上协会公章之后,扫描发给对方。确认无误之后将定金打到对方银行卡上。(定金为200元)。
5、定金到帐后,询问拉练前联系司机、车辆事宜。(一般是出发前3天通知包车公司老板,他会到时候安排司机与车辆。)

注意事项:
1、金额在合同中写明。(包括包车费、油费路桥费、司机食宿如何解决);
2、写明包车车辆的座位数。(一般可以多包几个座位,33人队伍可以包35人车,剩下两个座位装包或者应急)还应当写明包车座位数不包括司机。(以防包33人车,最后只能去32人,剩下一个座位是司机)。

三、三五七签到及重要事项通联

一共八次三五七训练(每次1分),一次装备讲解(2分)、一次体测(2分+加试)。三五七训练中,仍然有人现场报名或者短信报名,每次更新一下签到表名单。

注意事项:
1、提前联系每天东西区带拉练负责人,将签到表电子版或纸质版给他;(这次训练中做得不足,造成了后期选拔的麻烦,还会使得选拔不公平)
2、鉴于之前拉练私自补签到的情况严重,因此每次三五七之后,都需要更新签到表,将之前的签到情况打印出来或者统计到副领的电脑里。

白际签到表

姓名 性别 3.11 3.13 3.15 3.18 3.2〇 3.22 3.25 3.27 3.29 装备讲解 动员大会
吴俣 男 1
常垚鑫 女
华一雄 男 1
韩江帆 男
林盈伯 男 1
姚素丽 女 1
金成 男 1 1
李小妤 女 1
游威 男 1
董潇逸 男 1
熊永丰 男 1
祖一鸣 男 1
李伊薇 女 1
郭方毅 男 1 1 1 1
龙玉娇 女 1 1 1
何光旭 男 1 1 1 1
田静 女 1 1 1 1 1
曹海川 男 1 1
丁旭尘 男 1 1 1
吴晟坪 男 1
刑成焜 男 1
郑琳琳 女 1 1 1
秦向阳 男 1 1 1
彭昭 男 1 1 1
岳冠骅 男 1 1 1 1 1

3.由于开始的时候报名人数不多,357开始时间也比较紧,就没考虑357时间有课的同学,很多同学因为时间冲突,不能按时参加357,积分不够,错过了白际。
4.短信通知大家参加装备讲解和体侧:

亲爱的同学们,恭喜各位痛并快乐的357生活将要告一段落!不过。。。。。。在此之前,我们领队组要验收,选拔参加白际拉练的最终人选!验收的方法千年不变:体测!!!!!!!!男生5圈,11.30分内2个积分,12分内1.5个积分,其余只要完成体测的1个积分;女生4圈,7.30分内2个积分,8分内1.5个积分,其余1个积分,大家加油跑啊!~\(≧▽≦)/~(加测:男生引体向上,女生俯卧撑!预祝各位好运。。。。(>_<))体测分两批:周五下午东区,周日下午西区,357时间。(体测完继续357,做好思想准备!)不参加体测的。。。。。后果自负!同时,周六下午2点西区操场北门口集合,装备讲解,两个积分哦~走过路过千万不要错过啊!357会进行到本周日,周五参加体测的,周日仍然要去参加357!收到请回复~~
~垚

短信出现错误,及时改正:

修改:男生5圈7.30分2个积分,8分1.5个积分(对不起我错了(>_<))由于缺乏经验,信息混乱,没有突出重点,后期改正,补加装备讲解。白际的各位候选者,训练+选拔即将拉上帷幕,这也是我最后一次给所有报名的同学群发短信了。言归正传,有三件事通知各位:
1.今天是最后一次357,东区操场正常进行357训练,西区操场进行体测,周五没有参加体测的请到西区。(时间不变,下午5~6点)
2.由于上次短信内容太多,导致有些同学没有抓住重点,在此致歉,并补救:今天下午357时间,也就是体测前或后补加一次装备讲解,周六错过的同学记得要去哦~(两个积分啊!!!!!!)
3.今晚领队组会确定最终名单,请各位在晚上7~10点保证自己处于可联系状态,手机畅通!名单确定后会联系确认,如果领队组联系不到你,那么恭喜,你的失联自动翻译成放弃名额,我们会顺延换掉你!
各位收到请回复!
~垚

耐力跑:男生5圈,女生4圈。7:30以内2.5分,8分以内2分,8:30以内1.5分,其余1分。
加试内容为男生引体向上,女生俯卧撑(实际操作为仰卧起坐),不计入积分,作用为当大家总积分相同时的选拔参考因素。

四、队员选拔
队员选拔时间为3月29日。

由于当晚确定名单,需要提前短信提醒大家当晚保持通讯畅通。由于领队组时间冲突,名单确定的时间推迟了,大家有点着急,于是先发短信安抚大家。很抱歉,名单正在确认中,请各位稍等,选上或者落选都会有短信通知最终队员由领队组打电话确认。名单已确定,入选的人已经由领队组电话确认,很抱歉没接到电话的人落选了。但是协会还有很多活动,大家还有机会出去拉练,希望各位能够积极参与!
~垚

男生选拔21人,女生8人。
(但是最终去白际的队员,由于4人临时有事,顺位候补了4人。最终男生选取21人,女生选取7人。一人在4.3下午受伤,来不及找替补,就只有32个人去了白际。)

建立新群,并通知大家。

恭喜各位入选白际,希望我们领队组和各位在白际拉练中合作愉快!~\(≧▽≦)/~
1.周三中午12.30在西区3111教室举行动员大会,要准时参加哦!~
2.请加群435988150
3.愿意做队医和大厨的请联系我!
~垚

五、做财务预算

至少提前两周做好

白际预算
项目 单价 数量 结算 备注
前期通讯 通讯 100 比较难算,就借鉴以前人数差不多的拉练的情况
交通 2 包车时使用的公交车费
材料打印 0.1/张 40+33*5=205 20.5 签到表,包车合同共40张;5*33是动员大会要发的资料(三张承诺书,拉练注意事项,分组名单)。

宣传 海报 10/张 10 100 前期
包车 租车费 800/天 3天 2400 包车联系人是周顺经理。电话18156579000.采取半包的形式,我们支付包车公司车费和司机的食宿费,过路费和油费是自己出。是比较划算的方案。
路费油费 2500
司机 住宿 150/天 2晚 300
吃饭 50/天 3天 150
保险 6/人 33 198 按照去年的价格
装备折旧 15/人 33 495 装备部规定
拉练基地费用 营地费 100/夜 2夜 200 预估100每夜
柴火费 100/夜 2夜 200 参照去年白际拉练
食品 包子馒头 0.5/个 100 50 留有余地
面条 150g*33*2=9900g->20斤 70 两天的早餐

榨菜 1/袋 33*2=66 66 参照去年龙井河的份量
压饼 2.6/个 33*1*3=99 257.4 每人每天一袋,作为午餐
卤蛋 0.9/个 33*3=99 89.1
火腿肠 0.8/个 33*3=99 79.2
大米 150g*33*2=9900g->20斤 50 考虑物价上涨的问题,价格比去年高一点
蔬菜和肉 200
红糖 100 包括老干妈,油,姜等调味品
调料
药品 50 可能多算了,以防不够
其他 30 包括垃圾袋,塑料袋等
机动费用 600 以防意外发生
合计 8307.2 (8307.2-100*4)/29=273

(重要):提前咨询主领,本次拉练需要申请多少经费。需要准备多少钱的发票,哪些发票可以报销!

六、动员大会

1、提前收集队员详细信息(主要是身份证号码,用于购买保险。)发短信通知大家参加动员大会。大家新的一周愉快~还记得明天的动员大会吗?我是来提醒大家的!

1.周三(也就是明天)中午12.30西区3111教室!不见不散!(^_^)
2.(灰常重要)每人280元!!!(尽量,最好,希望现金,万不得已支付宝也可以)
3.报上身份证号!(不接受抗议)
收到请回复!
~垚

紧急通知:发送姓名+学号到13675602753(尽快!)
~垚

2、进行财务预算公示
3、收取拉练费用。
4、收安全协议书。
5、购买拉练保险(之前人员变更很大,导致动员大会结束后才买的。) 保险在网上购买,中国平安保险

购买内容:
5

保险人数,未成年人数,时间都根据实际情况填写。投保人需要成年,投保过程需要填写一个被投保人信息表。

七、拉练前几天

1、拉练前一天联系包车公司,联系司机,告知集合地点、目的地。
2、给大厨预算,让他带上壮汉们去买菜。
3、到西区学生食堂预订包子。(财务是东区的,所以就交给西区的孩子们啦)
4、发短信给队员,提醒大家明早按时起床。

各位准备好了吗?明天我们就要粗发了!~\(≧▽≦)/~在此严肃通知:
1.明天早上5.30西区西活前集合!迟到的。。。。。。俯卧撑+主领的怒火!(不建议尝试)另外,大家不会等迟到的人太久!
2.各组长要提前到!醒来后先给你的组员打电话确认起床!
3.请每个人保证手机满电,杜绝静音,杜绝震动,音量调到最大!
4.祝各位旅途愉快!明天早上见~
收到回复!
~垚

八、拉练期间

1、第一天5:30去北门接司机,检查司机油表是否满。
2、食堂拿包子
3、旅途坐第一排,随时给过路费、加油。
4、到达拉练基地后,保管好经费,随时需要支付各种钱:向导费、营地费、、、、
5、返程时提前联系聚餐地点,包下饭局。
6、同司机、聚餐地点老板结账。

备注:
1、注意准备好应急经费,以防突发事件(本次有队员受伤,临时送去医院医治)
2、记得随时算账,免得之后忘记。

九、拉练结束

1、算账,看需要补多少钱或者退多少钱。计算需要向财务部上交多少钱。
6

2、短信通知大家还装备

亲爱的白际筒子们,大家满血复活了吗?明天我们又要见面了!~\(≧▽≦)/~明晚7~9点,协会还装备,大家记得收拾好装备准时到协会哦~(损坏,丢失某些装备的,记得带上钱!)秉承着多退少补的选择。。。。每人还装备的时候带上20元钱(支持支付宝,大家还记得我的账号吧!(^_^))以后还会有一系列的活动等着大家
收到请回复!
~垚

3、组织聚会。(一般是KTV)。

白际结束第一个周末!一起唱歌吧!~\(≧▽≦)/~周六下午1~6点艾麦可,满满一个下午的high歌时间哦~具体房间到时候会通知的!(^_^)收到请回复~(能确定的说下要不要去!领队组要买零食)
~垚

4、(重要!!)同财务部联系,一周之内将所有用于报销的发票收集好,交给财务部报销。尤其注意,需要提前跟开发票的单位(如包车公司)联系好,免得后期公司效率低下,导致报销被迫推迟。

好啦!财务恭喜你,你的工作基本就到此为止了。
哦,不对,还有一件事,就是写一篇跟上面这堆文字差不多的财务副领总结。好好干!

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